Un bilan financier intérimaire est un document interne.

Le choix de la forme et de la date d’une assemblée générale annuelle appartient aux groupes

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Informations transmises le 4 septembre 2020 par la Table des regroupements provinciaux d’organismes communautaires et bénévoles

Les éléments qui suivent visent à rectifier des informations inexactes qui circulent pour justifier des changements dans la reddition de comptes au PSOC – mission globale. (Le souligné est de nous)

Il faut distinguer :

·         les procédures internes, qui permettent aux membres d’exercer leurs rôles et responsabilités,

·         des documents de reddition de comptes d’une subvention, qui s’adressent au bailleur de fonds.

Le Cadre de référence en matière de reddition de comptes du PSOC :

  • Ce Cadre est issu de longs travaux, de 2003 à 2007, entre le MSSS et ses deux interlocutrices nationales, la Table des regroupements provinciaux d’organismes communautaires et bénévoles et la Coalition des tables régionales d’organismes communautaire.
  • Ce document stipule quels sont les documents à transmettre au bailleur de fonds.
  • Il ne fait pas mention d’un bilan intérimaire et celui-ci ne peut y être ajouté.

La Loi sur les Compagnies :

  • La Loi sur les Compagnies s’applique aux personnes morales telles que les organismes communautaires, mais ce ne sont pas tous les articles de la Loi qui s’appliquent aux personnes morales.
  • Cette Loi ne contient pas les règles de reddition de comptes.
  • Cette Loi ne contient rien sur bilan intérimaire et ne justifie pas qu’un bailleur de fonds le demande.
    • Le contenu d’un bilan financier qui est décrit à l’article 98(3) s’applique au bilan annuel de toutes Compagnie, en faisant les adaptations nécessaires, par exemple dans le cas des personnes morales. De plus, 2 des 12 éléments du contenu (j et k) sont nommément exclus dans le cas des personnes[1].
  • Le 6 novembre 2019, la Loi a été modifiée pour permettre de réunir virtuellement les membres, sauf si les règlements généraux l’interdisait, mais en raison de la pandémie, le gouvernement a levé cette dernière condition (arrêté ministériel 2020-029 du 26 avril 2020). L’élargissement ne change cependant rien au fait que la tenue virtuelle d’un CA ou d’une AGA est une possibilité et non une obligation.

Le communiqué de presse du 29 mai 2020 du ministère des Finances :

  • Ce communiqué indique qu’étant donné « que la tenue d’assemblées générales en personne pendant la pandémie de la COVID-19 irait à l’encontre des exigences de santé publique, le ministère des Finances présente aux sociétés et aux OBNL des options leur permettant de respecter leurs obligations légales. »
  • Il rappelle que « les conseils d’administration disposent des pouvoirs nécessaires pour établir par règlement la date et les moyens de la tenue de leur assemblée annuelle. »,
  • Il précise que « Si l’assemblée annuelle est tenue plus de quatre mois après la fin de l’exercice financier, le conseil d’administration s’acquitte valablement de ses obligations en présentant aux membres, en plus du bilan annuel, un bilan intérimaire à une date se situant moins de quatre mois avant celle de l’assemblée. »

Le document La corporation sans but lucratif au Québec, de Me Paul Martel, sur la question de la date de l’AGA et du bilan intérimaire:

  • Me Martel y nomme ses observations de pratiques internes existantes, et non une exigence légale, précisant de plus que c’est aux membres que le bilan intérimaire est soumis.
    • « [S’il] s’avère impossible de tenir l’assemblée annuelle dans les quatre mois de la fin de l’exercice financier de la personne morale, on voit souvent celle-ci tenir cette assemblée annuelle plus tard, et y soumettre aux membres, en plus du bilan annuel, un bilan intérimaire à une date se situant moins de quatre mois avant celle de l’assemblée, ce qui satisfait l’exigence statutaire [2]».
    • Cette citation n’appuie en rien qu’un bailleur de fonds exige la transmission d’un bilan intérimaire.
En résumé :

·         Rien ne justifie qu’un bailleur de fonds comme le MSSS exige de recevoir un bilan intérimaire, en plus du bilan annuel, lorsque l’AGA se tient plus tard que prévu.

·         La présentation, aux membres du CA ou de l’AGA, d’un document de comptabilité interne faisant le portait récent des revenus et dépenses, fait partie du fonctionnement interne et est à l’usage unique des membres.

[1]Loi sur les compagnies, article  224. Les articles de la partie I de la présente loi s’appliquent, compte tenu des adaptations nécessaires, aux personnes morales constituées ou continuées sous l’empire des dispositions de la présente partie, sauf les suivants: 3 et 4; 6 et 7; le deuxième alinéa de 8; 11; 13 à 17; 18.1 et 18.2; 34.1; 41 à 43; 45 à 76; 79; 81; 82; 86; les sous-paragraphes a et b du paragraphe 2 de 91; 93; 94; 96; les sous-paragraphes j et k du paragraphe 3 de 98; 102; 103; les sous-paragraphes d et e du paragraphe 1 et le paragraphe 2 de 104; 113; 114; 122, 123 et 123.0.1.

[2] Me Paul Martel, La corporation sans but lucratif au Québec Wilson & Lafleur, 2006, p. 14-6;14-7.