La Table écrit à la Direction générale des programmes dédiés aux personnes, aux familles et aux communautés (DGPPFC) du Ministère de la Santé et des Services sociaux

La Table écrit à la Direction générale des programmes dédiés aux personnes, aux familles et aux communautés (DGPPFC) du Ministère de la Santé et des Services sociaux concernant son rôle comme interlocutrice nationale du milieu communautaire.

Le 1er novembre 2022, la Table des regroupements provinciaux d’organismes communautaires et bénévoles a écrit à Mme Dominique Breton, Sous-Ministre adjointe à la Direction générale des programmes dédiés aux personnes, aux familles et aux communautés (DGPPFC), afin de lui faire part de ses questionnements et de ses insatisfactions en regard de la collaboration entre les deux instances.

Trouvez ici la lettre dans son intégralité :

Montréal, le 1er novembre 2022

Madame Dominique Breton,

Sous-Ministre adjointe

Direction générale des programmes dédiés aux personnes, aux familles et aux communautés (DGPPFC)

Ministère de la Santé et des Services sociaux

Objet:     Rôle de la Table comme interlocutrice nationale du milieu communautaire auprès des directions du ministère de la Santé et des Services sociaux

Madame la Sous-Ministre adjointe,

Lors de notre rencontre du 22 avril dernier, nous avons succinctement fait part de nos questionnements et insatisfactions relativement à la collaboration entre la Table, dans son rôle d’interlocutrice nationale du milieu communautaire, et les instances administratives impliquées à cet égard.

Nous référons ici autant à votre bureau, de la Direction générale des programmes dédiés aux personnes, aux familles et aux communautés (DGPPFC), qu’à celui de la Direction des orientations et des programmes relatifs aux clientèles spécifiques ainsi qu’à l’action communautaire (DOPCSAC) de même qu’à la direction des services sociaux généraux et des activités communautaires (DSSGAC).

En avril, nous attendions alors la reprise des discussions avec cette dernière direction, quant au traitement des demandes d’admission au Programme de soutien aux organismes communautaires (PSOC) pour la mission globale, discussions entamées en décembre 2021, mais laissées sans nouvelles depuis janvier 2022.

Durant cette rencontre, nous avons réitéré les critiques que nous formulons depuis plusieurs années auprès de vos prédécesseur.e.s, ainsi qu’auprès de la directrice de la DSSGAC et de l’ensemble de son personnel. Vous avez alors exprimé votre volonté d’améliorer les communications et les modes de collaboration avec la Table, mais près de six mois plus tard, nous devons non seulement répéter la totalité de nos critiques, mais souligner que les problèmes se sont aggravés.

La présente lettre est suivie du récit de divers événements dans le but d’illustrer les problèmes les plus importants. La liste de ces événements est déjà longue, mais elle pourrait l’être encore davantage tellement la situation s’est détériorée au fil des ans.

D’entrée de jeu nous soulignons que le contexte de la pandémie ne peut, à lui seul, justifier et expliquer les problèmes soulevés.

Globalement, nous estimons que le mandat de la Table comme interlocutrice nationale n’est pas respecté, et ce, tant en regard des dossiers ayant des conséquences sur l’ensemble des groupes subventionnés au PSOC, qu’en regard de ceux relevant de l’administration des subventions au niveau national. Les conséquences de cette situation étant particulièrement visibles dans le cadre de dossiers impliquant la DSSGAC, ce sont surtout des exemples de problèmes relevant de ce niveau que nous présentons ici. Cependant, nous tenons à préciser que la responsabilité des problèmes soulevés nous semble partagée par l’ensemble des directions susmentionnées.

Les situations problématiques que nous déplorons portent sur la transparence nécessaire à une collaboration entre partenaires de bonne foi, sur le suivi des consultations et des décisions et de mécanismes permettant le respect de nos rôles respectifs. Les exemples soulevés dans cette lettre s’ajoutent malheureusement à d’autres insatisfactions profondes à l’égard des travaux sur les documents qui structurent le fonctionnement du PSOC, pour l’ensemble des organismes communautaires autonomes du domaine de la santé et des services sociaux (OCASSS). Une correspondance spécifique a d’ailleurs été adressée aux responsables des niveaux administratifs et politiques du PSOC, le 3 octobre dernier, correspondance pour laquelle aucun retour n’a été reçu, alors que le début de la Phase 2 des travaux sur le PSOC était planifié pour la mi-novembre.

La Table collabore positivement aux échanges avec la DSSGAC depuis très longtemps, fort probablement depuis sa création. La situation actuelle n’est pas acceptable et des solutions doivent être mises en place. Les ratés dans les dossiers présentés ici entraînent des pertes d’énergies considérables, tant de la part des responsables du PSOC qu’au sein de la Table.

Nous vous présentons ici le récit des événements de la dernière année, mais celui des années précédentes illustrerait les mêmes problèmes. Ces exemples nous amènent à formuler les demandes suivantes, pour lesquelles nous attendons des actions de votre part :

Que le rôle de la Table, quant à toutes les étapes liées à l’administration, par la DSSGAC, des subventions destinées aux regroupements et organismes nationaux, ainsi qu’aux CAAP, soit discuté, officialisé et respects.

Que les lettres confirmant le financement pour l’année en cours soient transmises dans les plus brefs délais à toutes les organisations dont le financement relève de la DSSGAC et que les mécanismes nécessaires soient mis en œuvre, afin d’empêcher la reproduction d’un pareil retard.

Que des mécanismes de consultation et de suivis, en regard du rôle de la Table face à l’administration du PSOC pour les organisations dont le financement relève de la DSSGAC soient établis afin d’être suivis par les directions concernées.

Que les principes et modalités de transparence, de communication et de collaboration, en regard du rôle de la Table face à l’administration du PSOC pour l’ensemble des OCASSS, soient établis afin d’être suivis par les directions concernées.

Qu’au début de chaque année financière, un calendrier régularisant la récurrence des rencontres avec les trois directions susmentionnées soit planifié et que la Table ait l’opportunité de tenir des rencontres en privé, si elle en ressent le besoin;

Qu’un engagement soit transmis par écrit quant au respect du mandat d’interlocutrice nationale de la Table, en regard des deux volets de son rôle spécifique face à l’administration du PSOC, tant pour les subventions de l’ensemble des OCASSS, que pour celles destinées aux regroupements et organismes nationaux, ainsi qu’aux CAAP.

Nous sollicitons donc une rencontre auprès de vous afin de discuter de ces éléments, vous entendre sur toute autre manière de régler les problèmes récurrents, et connaître votre analyse globale de la situation.

Nous profitons de l’occasion pour réitérer qu’il est de première importance que les organismes financés par la DSSGAC reçoivent, dans les plus brefs délais, les lettres confirmant leur financement pour 2022-2023.

En vous remerciant pour votre attention, je vous prie d’agréer, Madame la Sous-Ministre adjointe, mes salutations distinguées, au nom des membres de la Table.

Gaëlle Fedida, Présidente de la Table des regroupements provinciaux d’organismes communautaires et bénévoles

C.C.

Madame Josée-Anne Goupil, Directrice générale adjointe des orientations et des programmes relatifs aux clientèles spécifiques ainsi qu’à l’action communautaire (DOPCSAC)

Madame Marylaine Chaussée, direction des services sociaux généraux et des activités communautaires (DSSGAC)

Les membres de la Table des regroupements provinciaux d’organismes communautaires et bénévoles

Illustrations des problèmes les plus récents

Non-respect du mandat de la Table comme interlocutrice nationale : Pour le financement administré par la DSSGAC

Rappelons tout d’abord que la Table a toujours été l’interlocutrice nationale de la DSSGAC lorsqu’il était question du financement accordé par cette dernière à environ 150 organisations, soit aux regroupements et organismes nationaux, ainsi qu’aux centres d’aide et d’accompagnement aux plaintes (CAAP).

En 2020 le Cadre de gestion ministériel du Programme de soutien aux organismes communautaires pour le mode de financement à la mission globale (cadre de gestion ministériel) a officialisé cette collaboration en spécifiant qu’un « Comité national de collaboration pour les organismes nationaux » serait mis sur pied[1], afin de voir aux mêmes étapes que celles qui se font régionalement.

Le Cadre prévoyait que le comité serait « composé de la TRPOCB et des représentants des organismes nationaux de services ». Or, ce comité n’est pas encore formé, en grande partie parce que les organismes nationaux de services ne disposent pas d’une instance de représentation et rien n’indique que ceux-ci la mettront sur pied un jour. Soulignons que la Table entretient d’excellentes relations avec des organismes nationaux, ces derniers recevant souvent davantage d’information de la part de la Table que de la part de la DSSGAC. Mentionnons de plus que plusieurs organisations nationales font partie de regroupements membres de la Table, ce qui est également le cas des CAAP, par l’entremise de leur fédération provinciale (FCAAP).

Ainsi, la Table demeure la seule interlocutrice nationale habilitée à collaborer avec la DSSGAC dans son rôle d’administration de l’enveloppe nationale du PSOC. Or, cela ne se concrétise pas en regard de l’administration générale du PSOC ni des étapes de l’admission, du premier financement, du rehaussement et des demandes de révision, la Table devant chaque année négocier un rôle et des conditions d’exercice qui devraient aller de soi.

En plus des problèmes qui seront détaillés plus loin, nous devons souligner qu’une déception s’est ajoutée récemment à l’égard du manque d’égard et de transparence des directions du MSSS à l’égard de la Table, puisque nous avons appris par la CTROC que la DSSGAC s’apprêtait à mettre sur pied une équipe dédiée au PSOC national. Près de deux mois après que cette information ait été partagée à la CTROC, nous ne comprenons pas qu’elle ne nous ait pas encore été communiquée.

La situation vécue en janvier 2022 illustre bien les problèmes dus au manque de respect du mandat de la Table. Celle-ci a alors consulté ses membres relativement à deux propositions émanant de la rencontre avec Madame Josée-Anne Goupil, de la DOPCSAC (du 18 janvier), l’une concernant les organisations soutenues financièrement par la DSSGAC, et l’autre concernant tous les OCASSS. Madame Goupil souhaitant une réponse rapide, la Table a transmis les réponses aux deux propositions immédiatement après la rencontre du conseil d’administration du 20 janvier.

Les étapes de l’admission et du premier financement

La première proposition soumise aux membres de la Table en janvier 2022 s’inscrivait dans le cadre de son rôle en regard du processus d’admission des organismes et regroupements nationaux. Cette proposition visait à faire débloquer les travaux en ouvrant la porte à une recherche de solution spécifique à l’année en cours. En effet, depuis plusieurs années la DSSGAC analyse notamment les demandes d’admission en fonction d’un critère, dont ni l’existence, ni les modalités ne sont balisées dans un document officiel. Ce critère a pour effet de refuser l’admission d’une organisation si elle est perçue comme étant en « dédoublement » d’une organisation déjà financée.

La Table a contesté l’utilisation de ce critère à plusieurs reprises et elle a critiqué le manque de transparence du processus. En effet, la grille sommaire utilisée par la DSSGAC n’a été partagée à la Table qu’en avril 2021. La Table a alors constaté que les bases d’application du critère de « dédoublement » étaient vagues et sujettes à interprétation, en plus de ne figurer dans aucun document officiel. Après discussion avec madame Goupil, deux options ont été présentées aux membres de la Table, spécifiquement pour le traitement des demandes de l’année en cours (2022-2023) : a) tenir au moins une rencontre pour trouver une solution acceptable aux 2 parties quant à la manière d’analyser le critère de « dédoublement », ou b) appliquer un moratoire d’admission.

Dans son message du 20 janvier, la Table répondait ceci :

Processus d’admission des organismes et regroupements nationaux:

La Table souhaite participer au processus d’admission de cette année, en commençant par la recherche de solutions acceptables en regard des critères utilisés par la DSSGAC. Cette recherche de solutions portera sur l’un des critères contestés par la Table, soit qu’un organisme n’est pas admis s’il est estimé qu’il « dédouble un organisme déjà financé en M/G au PSOC ».

La Table renouvelle sa demande que des travaux globaux se fassent sur les critères et qu’ils débutent très prochainement en vue du traitement des dossiers de l’année prochaine, considérant que le contexte actuel ne permet pas d’aller au fond des choses.

La Table réitère également son opposition à tout moratoire d’admissibilité.

Le seul suivi apporté à cette communication a pris la forme, 4 mois plus tard, d’un bref échange avec des membres de l’équipe de la DSSGAC, le 25 mai. Alors qu’il devait s’agir d’une recherche de solution acceptable aux 2 parties, la rencontre n’a pas permis de constater d’ouverture de la DSSGAC et aucune nouvelle n’a ensuite été reçue, malgré nos relances (22 juin et 1er septembre).

Or, il est évident que le traitement des demandes d’admission a eu lieu depuis, un organisme nous ayant transmis sa lettre de refus, datée du 3 août 2022. Qui plus est, cette lettre mentionne que l’organisme « ne répond pas actuellement aux critères d’admissibilité du PSOC. En effet, les critères actuels ne permettent pas d’admettre un organisme dont les activités et les services sont également offerts par un organisme déjà subventionné au volet national du PSOC. ». La Table n’a donc pas non plus été informée que le critère contesté avait de nouveau été appliqué.

D’une part, nous rappelons que le Cadre de gestion ministériel s’applique aussi à la DSSGAC et qu’il ne contient pas le critère du « dédoublement ». D’autre part, il est inconcevable que la Table n’ait eu aucune nouvelle depuis mai à cet égard, sans même être informée de la manière dont le processus a été réalisé. Ce n’est d’ailleurs que le 2 septembre que la DSSGAC a informé la Table que deux demandes d’admission avaient été acceptées, soit la Fondation des aveugles du Québec et l’Association québécoise de la maladie de Lyme, mais sans fournir aucune indication sur le portrait global des demandes d’admission reçues en 2022 ni de leur traitement.

L’étape du rehaussement

Quant à l’étape du rehaussement, la DSSGAC n’a pas impliqué la Table, ni même fourni d’informations sur la méthode envisagée ou appliquée pour 2022-2023. Il semble donc que nous soyons dans la même situation que celle déplorée quant au processus d’admission et que la Table apprendra, lorsqu’elle recevra sa propre lettre annonçant le montant de sa subvention, que le rehaussement a été déterminé, et ce, sans aucune information sur les balises utilisées ni sur le portrait global des 150 organisations soutenues.

D’une part, rappelons que les années précédentes n’ont pas davantage permis les collaborations souhaitées en regard des travaux sur la répartition du rehaussement. Si des échanges ont parfois eu lieu, ils furent toujours annoncés à la dernière minute, selon une manière de travailler et un calendrier ne permettant pas la pleine collaboration de la Table, sans obtenir les documents nécessaires, et ce, dans un climat nous rappelant sans cesse que les décisions se prendraient avec ou sans notre avis.

D’autre part, alors que s’achève le mois d’octobre, les subventions pour la mission globale de l’année en cours des organisations financées par la DSSGAC n’ont toujours pas été annoncées, soit celles à l’intention des regroupements nationaux, des organisations nationales et des centres d’aides et d’accompagnement aux plaintes. La Table a effectué plusieurs démarches auprès de la DSSGAC, afin que les organisations qu’elle finance pour la mission globale reçoivent la lettre annonçant le montant de la subvention qu’ils recevront pour 2022-2023, dont un dernier message le 20 octobre qui vous était également destiné ainsi qu’à la DOPCSAC, et pour lequel nous n’avons toujours pas obtenu de réponse.

Rappelons qu’il s’agit des sommes distribuées pour l’année 2022-2023, dont plus de 6 mois sont écoulés, et qu’environ 150 organisations sont touchées. Les montants à répartir étant liés au budget adopté par l’Assemblée nationale au printemps dernier, ainsi qu’aux formulaires transmis en mars, un tel délai est injustifiable. Ces lettres doivent être transmises dans les plus brefs délais.

L’étape du traitement des demandes de révision

La dernière étape, liée au rôle d’interlocutrice nationale de la Table face aux subventions administrée par la DSSGAC, devrait consister en une collaboration au processus de révision, processus prévu dans le Cadre de gestion ministériel, mais qui n’est pas encore en place. Or, la Table n’a jamais été interpellée par la DSSGAC pour y contribuer et elle n’a aucune information concernant la manière dont cette dernière procède dans l’intervalle. C’est d’ailleurs par la lettre de l’organisme ayant essuyé un refus que la Table a appris qu’une demande de révision devait être déposée entre le 3 août et le 23 septembre, délai bien trop court dans un contexte estival.

En résumé, aucune des étapes liées à l’administration de la portion du PSOC relevant de la DSSGAC ne respecte le rôle de la Table, ce qui empêche sa collaboration : soit elle n’est pas consultée, soit elle n’est pas avisée des décisions prises, en plus de ne pas recevoir toutes les informations lui permettant de jouer son rôle.

La Table demande :

A.     Que le rôle de la Table, quant à toutes les étapes liées à l’administration, par la DSSGAC, des subventions destinées aux regroupements et organismes nationaux, ainsi qu’aux CAAP, soit discuté, officialisé et respecté.

B.     Que les lettres confirmant le financement pour l’année en cours soient transmises dans les plus brefs délais à toutes les organisations dont le financement relève de la DSSGAC et que les mécanismes nécessaires soient mis en œuvre, afin d’empêcher la reproduction d’un pareil retard.

Non-respect du mandat de la Table comme interlocutrice nationale : Pour le financement de l’ensemble des OCASSS

La transmission d’informations nationales relatives au PSOC relève de la responsabilité de la DSSGAC. Or, la Table doit faire de nombreuses démarches, généralement infructueuses, pour les obtenir, alors que son rôle d’interlocutrice nationale requiert de disposer rapidement d’informations complètes. Le rôle de la Table n’est donc pas non plus respecté quant au fonctionnement du PSOC pour l’ensemble des OCASSS. Ce manque de suivi, d’information et de transparence nuit non seulement au mandat de la Table, mais à celui des regroupements provinciaux, en ne leur permettant pas de soutenir leurs membres.

Manque de suivi quant aux consultations et aux décisions

Pour illustrer le traitement réservé couramment à la Table par la DSSGAC, nous reprendrons l’épisode découlant également des échanges de janvier 2022 avec madame Josée-Anne Goupil, suite auxquels la Table n’a pas reçu d’information, ni sur l’état du dossier, ni même sur la solution retenue. Il s’agissait pourtant d’un sujet essentiel au fonctionnement du PSOC : la Convention pour la mission globale. En effet, en janvier 2022 la Table a présenté à ses membres la proposition soumise par madame Goupil quant à deux options : produire une nouvelle convention ou reconduire la convention actuelle par un addenda, avenue que les membres de la Table ont favorisée.

Or, la Table a dû interpeller la DSSGAC pour connaître la décision prise, voyant qu’une table régionale annonçait sur son site Web (28 janvier) qu’il y aurait un addenda. Ainsi, comme dans d’autres situations, pendant que la Table attend le résultat des décisions, celles-ci sont annoncées aux responsables de l’administration régionale du PSOC, et par conséquent, sont accessibles aux tables régionales, mais pas à la Table, ni aux regroupements provinciaux si la DSSGAC ne fait pas preuve de transparence, ni n’apporte de suivi aux consultations et décisions.

De plus, ce n’est qu’en recevant l’addenda, le 30 mars, que la Table a appris qu’il serait d’une durée d’un an, et non de 3 ans, comme annoncé auparavant. Ainsi, après avoir été consultée, la Table n’a pas su comment évoluait le dossier durant deux mois. Qui plus est, elle a appris le résultat en recevant la même lettre que tous les OCASSS et que toutes les organisations signataires de la Convention nationale signée par la DSSGAC.

La Table demande :

C.     Que des mécanismes de consultation et de suivis, en regard du rôle de la Table face à l’administration du PSOC pour les organisations dont le financement relève de la DSSGAC soient établis afin d’être suivis par les directions concernées.

Manque d’information et de transparence

La situation liée à la Convention n’est pas la seule où la Table n’arrive pas à obtenir les informations nécessaires. Le 17 juin 2022, lors d’une rencontre réunissant la DSSGAC, la CTROC et la Table, il a été impossible d’obtenir, autrement que par une présentation des données à l’écran, la répartition aux établissements responsables, des 37,1M de rehaussement annoncé au dernier budget. Demandé à ce moment, et réitéré le 22 juin, le tableau répartissant les sommes n’a été transmis à la Table que le 2 septembre.

Rappelons que la présentation du 17 juin visait à annoncer, à la Table et à la CTROC, la méthode choisie pour répartir la somme à travers les enveloppes régionales et l’enveloppe nationale. Ce fut d’ailleurs à cette rencontre que la Table a découvert qu’un montant de 400 000$ avait été ponctionné pour les frais de gestion, suite à ses questions et à celles de la CTROC, constatant un solde inférieur au 37,1M$ annoncé. Suite à cette rencontre, la Table et la CTROC sont intervenues de différentes manières en faveur de la réintégration du 400 000$ au budget distribué aux groupes. Cette demande a finalement été accordée, mais ici encore, la Table a dû interpeller la DSSGAC pour en avoir la confirmation, après que des TROC-ROC l’aient annoncé grâce à leurs échanges avec les responsables régionaux.

La Table demande :

D.     Que les principes et modalités de transparence, de communication et de collaboration, en regard du rôle de la Table face à l’administration du PSOC pour l’ensemble des OCASSS, soient établis afin d’être suivis par les directions concernées.

Manque généralisé de planification

Le Cadre de gestion ministériel a officialisé une pratique courante jusqu’à ce moment, soit la tenue d’au moins deux rencontres statutaires par années entre la DSSGAC et la Table, rencontres qui existent également entre la DSSGAC et la CTROC. Les besoins spécifiques au contexte de la pandémie ont transformé les sujets et la forme de ces rencontres, notamment en réunissant en même temps la Table et la CTROC. Ces rencontres ne permettant pas d’aborder les sujets non liés à la pandémie, la Table est intervenue à plusieurs reprises, souvent sans résultat, pour obtenir des rencontres individuelles afin de discuter de la portion du PSOC administré directement par la DSSGAC.

De plus, à l’exclusion des rencontres portant sur les travaux sur les documents du PSOC, des rencontres régulières doivent se tenir entre la Table et les différents niveaux administratifs du MSSS.

La Table a toujours favorisé l’établissement d’une bonne collaboration avec les personnes responsables des orientations du MSSS, soit avec la sous-ministre adjointe, ainsi qu’avec la direction générale adjointe des orientations et des programmes relatifs aux clientèles spécifiques ainsi qu’à l’action communautaire. Malgré les nombreux engagements pris à la fin de la plupart des rencontres, aucun processus n’assure la planification de rendez-vous réguliers.

En plus de ne pas être prévisible, le nombre total de rencontres a diminué. Ainsi, les dernières rencontres statutaires entre la Table et la DSSGAC ont eu lieu le 15 avril et le 27 septembre 2021, aucune rencontre n’ayant eu lieu en 2022 et aucune ne semble planifiée. Notons que la Table a toujours dû formuler les demandes des rencontres, ce qui est contraire avec la notion même de rencontres statutaires. D’ailleurs, nous savons que la CTROC a obtenu un calendrier de rencontres avec Madame Chaussé, ce qui n’est pas le cas de la Table.

Quant aux rencontres avec madame Josée-Anne Goupil, les seules rencontres ont eu lieu le 1er novembre 2021 et le 18 janvier 2022, toujours suite à notre insistance. Il est à noter que ces rencontres visaient à être statutaires.

Enfin, nous n’avons obtenu qu’une rencontre avec vous, comme sous-ministre adjointe, le 2 avril 2022, après trois tentatives à compter de septembre 2021. Nous comprenons que les rencontres avec vous ne doivent pas être considérées, au même titre que les rencontres statutaires, mais nous exprimons le souhait qu’elles soient également régulières et planifiables. Nous demandons donc qu’un calendrier soit fixé d’avance à l’égard des trois types de rencontres qui précèdent.

La Table demande :

E.     Qu’au début de chaque année financière, un calendrier régularisant la récurrence des rencontres avec les trois directions susmentionnées soit planifié et que la Table ait l’opportunité de tenir des rencontres en privé, si elle en ressent le besoin;

F.     Qu’un engagement soit transmis par écrit quant au respect du mandat d’interlocutrice nationale de la Table, en regard des deux volets de son rôle spécifique face à l’administration du PSOC, tant pour les subventions de l’ensemble des OCASSS, que pour celles destinées aux regroupements et organismes nationaux, ainsi qu’aux CAAP.

En vous remerciant pour votre attention, nous espérons obtenir rapidement une rencontre auprès de la Sous-Ministre adjointe, afin de discuter de ces éléments, l’entendre sur toute autre manière de régler les problèmes récurrents, et connaître son analyse globale de la situation.

[1] Voir les pages 12 et 27 du Cadre de gestion ministériel du PSOC pour la mission globale.