Si vous recevez du financement gouvernemental, vous devez avoir reçu (entre le 17 novembre et le 21 novembre 2023) une lettre du Registraire des entreprises intitulée « Nouvelles dispositions de la Loi sur la publicité légale des entreprises ». Il s’agit de la lettre qu’il nous annonçait depuis la fin août …
Ne s’adressant qu’aux groupes communautaires, la lettre du Registraire contient :
- Les informations quant aux nouvelles règles, appliquées depuis le 1er avril 2023, soit de fournir la date de naissance et une pièce d’identité pour chaque personne membre du conseil d’administration.
- L’annonce de la mise en place d’une « période administrative transitoire » laquelle signifie que « les entreprises, dont les organismes communautaires, ont jusqu’au 30 juin 2024 pour fournir les dates de naissance et les copies des pièces d’identité de leurs nouveaux administrateurs ou ceux déjà en poste. »
- L’annonce que les pièces d’identité transmises au Registraire seront « traitées dans un délai entre 15 à 30 jours ouvrables à la suite de leur réception » et qu’elles seront détruites après traitement.
- L’annonce que les organismes communautaires seront informés « par courriel pendant la période administrative transitoire » que le traitement est complété et qu’ils peuvent donc détruire les pièces d’identités recueillies.
- L’annonce qu’il a consenti un « aménagement », soit qu’il sera possible de demander des exemptions individuelles pour les personnes dans « l’impossibilité de transmettre une copie de pièce d’identité » et que les « détails relatifs à l’envoi de la demande d’exemption vous seront transmis dans un second courriel, d’ici le 30 novembre 2023 ».
Malheureusement, malgré plusieurs rencontres et communications avec le Registraire, ainsi qu’avec le chef de cabinet de la ministre responsable du dossier, Madame Kateri Champagne-Jourdain, cette lettre ne répond pas aux attentes de la Table. Rappelons que la Table a amorcé des démarches, dès le début de l’été 2023, pour obtenir un moratoire d’application, d’au moins une année, pour chercher des solutions, sans que les nouvelles règles ne s’appliquent.
Or, une « période administrative transitoire » n’équivaut pas à un moratoire d’application, d’autant plus qu’elle est annoncée à 7 mois de la fin du délai. De plus, elle ne fait que donner plus de temps pour remplir les mêmes obligations et les mesures de protection des renseignements personnels affirmées par le Registraire ne nous rassurent pas.
Quant à l’aménagement proposé, soit la possibilité de demander des exemptions individuelles, il est insuffisant pour plusieurs raisons.
D’abord, les exemptions devront être demandées, par la personne responsable de l’organisme, pour chaque membre de CA ne transmettant pas de pièces d’identité, et les démarches devront être répétées chaque année, pour chaque personne demandant l’exemption. De plus, la lettre précisant que l’exemption ne s’applique qu’à l’envoi de la pièce d’identité, cela signifie que la date de naissance devra quand même être fournie. Alors que le problème est collectif, le Registraire ne propose donc que des exemptions individuelles.
Soulignons que demander l’exemption ne signifie pas nécessairement l’obtenir, puisqu’elle sera évaluée par les fonctionnaires du Registraire, qui décideront si la personne obtient ou non l’exemption demandée. D’ailleurs, nous ne connaîtrons les conditions à remplir que le 30 novembre, soit par la 2e lettre annoncée par le Registraire.
Qui plus est, ni l’aménagement proposé ni l’annonce de la période de transition ne seront annoncés publiquement, ce qui signifie que la seule preuve de leur existence se trouvera dans vos lettres du 17 et du 30 novembre. Ces lettres pourraient ne pas suffire à informer adéquatement les responsables des organismes et les membres des conseils d’administration, actuels et futurs. Sans confirmation officielle et publique, les risques d’interprétation et de perte d’information sont grands, notamment en raison du roulement de personnel du Registraire et du personnel politique, mais aussi chez les organismes communautaires.
Conséquemment, la lettre du Registraire ne change pas le fond du problème : les nouvelles règles porteront atteinte au droit d’association et à l’autonomie des organismes communautaires, puisqu’elles continueront de nuire à la constitution de conseils d’administration appliquant le PAR-POUR-AVEC, principe à la base de l’action communautaire autonome.
Rappelons que la Table a réuni diverses informations dans un document qui est progressivement mis à jour : « » (ou ). Vous y trouverez des informations sur l’ensemble de la question, notamment sur le fait qu’il est maintenant possible d’empêcher la publication des adresses personnelles des membres du CA pour n’afficher que leurs adresses professionnelles.
Nous vous invitons à consulter les diverses informations sur les démarches en cours, dont les lettres transmises à la ministre Kateri Champagne-Jourdain, sur le site Web de la Table.
La Table continuera de vous tenir informé des enjeux liés à ce dossier. Ne lâchons pas!
