(La lettre qui suit accompagne une série de fiches à l’intention des membres des CA des OCASSS. La lettre est aussi disponible en pdf)

Lettre du conseil d’administration de la Table des regroupements provinciaux d’organismes communautaires et bénévoles aux membres des conseils d’administration des OCASSS

Montréal, le 21 avril 2020

Chères collègues et chers collègues, membres des conseils d’administration des organismes communautaires autonomes en santé et services sociaux

Tout d’abord, nous espérons que vous vous portez bien, ainsi que vos proches, et que vous avez le soutien nécessaire dans le cas contraire. Des personnes décédées, malades et toutes celles qui craignent de l’être se retrouvent inévitablement parmi vos proches, dans vos groupes et dans vos communautés. Même si nos mots sont bien impuissants devant les situations que vous vivez, les membres de la Table des regroupements provinciaux d’organismes communautaires et bénévoles vous souhaitent de traverser le mieux possible ces moments difficiles.

Depuis maintenant 5 semaines, le gouvernement a prolongé plusieurs fois le décret établissant l’état d’urgence sanitaire, actuellement au 24 avril, mais il faut s’attendre à ce qu’il soit prolongé à nouveau (cela se fait par bloc de 10 jours). Certaines mesures seront peut-être progressivement allégées (limite des déplacements, périodes d’ouverture des commerces, etc.), mais d’autres pourraient être ajoutées ou prolongées. Nous sommes encore loin du retour à une vie normale.

Il nous faut nous préparer à ce que les contacts humains de proximité, si importants dans notre travail quotidien, demeurent impossibles pendant encore longtemps et que nos priorités d’actions et plan de travail soient totalement chamboulés.

Dans le contexte où la situation dure déjà depuis plus longtemps que ce que vous aviez sans doute imaginé au départ, nous accompagnons cette lettre de trois fiches contenant différentes informations visant à vous soutenir dans vos tâches et responsabilités.

Fiche 1 : Le financement … en mode pandémie

  1. La nouvelle de la semaine : un fond d’urgence de 20M$ transitera par le PSOC
  2. Les autres fonds d’urgence
  3. L’importance du financement régulier et le suivi du 40M promis au budget 2020-2021

Fiche 2 : La vie associative, les règles, la réalité et le gros bon sens … en mode pandémie

  1. La reddition de comptes exigée pour le PSOC – mission globale
  2. L’assemblée générale annuelle : Le report? La vidéo-conférence?

Fiche 3 : Lien vers différentes sources et ressources

  1. Mesures offrant du soutien financier ou autre aux organismes communautaires
  2. Mesures et annonces gouvernementales concernant les programmes de subventions aux organismes communautaires
  3. Mesures gouvernementales offrant du soutien aux revenus des personnes
  4. Ressources explicatives et analyses (quelques unes)

Mais nous souhaitons aussi vous transmettre quelques réflexions, de conseil d’administration à conseil d’administration.

Votre organisme a sûrement transformé la manière de réaliser sa mission et ses activités dès le début de l’état d’urgence sanitaire, alors qu’il était bien difficile d’imaginer combien de temps cela durerait. Il est fort probable que vous ayez pris vos décisions avant la mise en place des mesures financières pour atténuer les effets de la COVID-19 sur les personnes et sur les organisations, et même avant de savoir que les subventions du PSOC et de divers programmes étaient assurées.

Devant la perspective qu’il puisse s’écouler encore plusieurs semaines avant de pouvoir reprendre un fonctionnement régulier, il est sans doute nécessaire de revoir certaines choses, notamment pour préparer une reprise, progressive ou non, même si nous n’en connaissons pas la date.

Puisque prendre soin de la population commence par prendre soin de nos équipes de travail, des membres et des bénévoles, nous vous invitons à tout mettre en œuvre pour maintenir le lien d’emploi et assurer les meilleures conditions de travail possible.  Un organisme communautaire n’est rien sans ses ressources humaines et les valeurs de l’action communautaire autonome doivent teinter les décisions de gestion.

Même temporaires, la réduction des heures rémunérées et les mises à pied fragilisent évidemment grandement les personnes directement touchées et leurs proches, ainsi que leurs communautés. À moyen terme il pourrait d’ailleurs être plus coûteux, en énergie, en perte d’expertises et de liens interpersonnels, et bien entendu, en argent, de remplacer des personnes qui vous sont précieuses que de maintenir leurs salaires. Si vous avez dû faire des mises à pied, il se pourrait que les récentes mesures vous permettent de reformer votre équipe.

Le télétravail s’est quant à lui grandement répandu, mais il n’est pas nécessairement possible pour tous les organismes, ni à toutes les personnes ou à toutes les tâches. Le soutien par téléphone ou par internet ne permet pas non plus toujours de maintenir le contact avec vos membres et les personnes qui recourent à votre organisme. Nous invitons d’ailleurs les conseils d’administration à adapter leurs attentes et leurs pratiques de gestion pour faire face à toutes ces situations, par exemple, en prenant en compte les frais occasionnés par le télétravail, ceux de l’organisme comme ceux des membres de votre équipe de travail, et de relativiser la vision de « l’efficacité », dans un contexte de conciliation famille-travail en 24-7.

Nous savons que la reddition de comptes et les questions sur la tenue des assemblées générales préoccupent beaucoup d’entre vous. Sachez que la Table intervient auprès du MSSS, ainsi qu’auprès de la ministre, afin que cessent vos inquiétudes et que vous puissiez vous concentrer sur votre manière de répondre à la situation actuelle. La Table travaille évidemment à ce que les organismes soient traités avec équité et qu’aucun ne soit pénalisé en raison des choix qu’il aura faits ou des réalités qui se seront imposées à lui.

Les 3 fiches jointes à cette lettre vous fourniront des informations sur le financement, notamment sur le fonds d’urgence de 20M$ annoncé la semaine dernière et sur la manière de déposer une demande. Elles contiennent également les pistes envisagées quant aux assemblées générales et à la reddition de comptes. Enfin, vous y trouverez également des liens vers différentes mesures de soutien aux revenus qui pourraient s’appliquer à votre organisme ou à son équipe de travail, ainsi que vers d’autres ressources.

Nous vous invitons à partager le contenu de cet envoi aux membres de votre organisme et aux personnes qu’il rejoint, ainsi qu’aux membres de vos équipes de travail et aux bénévoles.

Par cette communication, nous espérons avoir répondu aux questions les plus fréquentes et que cela vous soutiendra dans vos décisions.

Avec toute notre solidarité,

Pour le conseil d’administration les membres du comité exécutif de la Table des regroupements provinciaux d’organismes communautaires et bénévoles,

Odile Boisclair, Présidente

(L’R des Centres de femmes du Québec)

Doris Provencher, Secrétaire
(Association des groupes d’intervention en défense de droit en santé mentale du Québec)

André Guérard, Trésorier
Association québécoise des centres communautaires pour aînés)

Gaëlle Fedida,  Officière
(Alliance des maisons d’hébergement de 2e étape pour femmes et enfants victimes de violence conjugale)

Annie-Michèle Carrière,  Officière
(Regroupement des Popotes roulantes du Québec)