COVID-19 -Fiche 2 : La vie associative, les règles, la réalité et le gros bon sens … en mode pandémie(mise à jour du 27 mai)

Cette fiche fait partie d’une série et accompagne une lettre des membres du conseil d’administration de la Table des regroupements provinciaux d’organismes communautaires et bénévoles à l’intention des membres des CA des OCASSS. Informations en date du 27 mai 2020. La fiche est aussi disponible en pdf)

 

A-Des règles à adapter

Des règles qui étaient bonnes en temps normal doivent être revues, car elles ne sont pas adaptées à la situation. Si cela vaut pour le fonctionnement d’organismes communautaires comme le vôtre, cela vaut aussi pour le MSSS face au fonctionnement du PSOC. Ainsi, ni nos règlements généraux, ni les documents du PSOC sur la reddition de comptes, la Convention de soutien financier ou la Brochure ne prévoient comment faire face à la situation actuelle. Il faudra évidemment y revenir quand le calme sera revenu, mais dans l’immédiat, des ajustements, et une certaine créativité sont nécessaires des deux côtés, basés sur « le gros bon sens », dans le respect des règles sanitaires et des diverses réalités. Tout comme elle a été mise à profit pour garder contact avec les membres et avec les personnes qui fréquentent les groupes, depuis le début de la pandémie, cette créativité doit aussi se poursuivre pour imaginer différentes manières de vivre la vie associative et démocratique avec les membres.

Les membres des conseils d’administration ont important rôle à jouer pour procéder aux ajustements nécessaires en fonction des attentes et possibilités des membres et de l’équipe de travail. Soulignons que la Convention triennale, la Brochure PSOC et le Cadre sur la reddition de comptes continuent de s’appliquer, car la publication du document qui les fusionnera et les bonifiera a été reportée en raison de la COVID-19 (le nouveau document se nommera « Cadre ministériel de gestion du PSOC » et son application progressive était prévue jusqu’en 2024).

Précisons également que la vie associative et les processus démocratiques se vivent entre un groupe et ses membres, tandis que la reddition de comptes est un processus entre un groupe et un bailleur de fonds. D’une part, le MSSS ne dicte pas aux organismes à quelle date il doit faire son AGA, ni sa forme; le MSSS fixe le délai dont ils disposent pour prouver qu’elle s’est tenue et que les membres y ont procédé aux décisions, ainsi que pour lui transmettre le rapport d’activités et le rapport financier de l’année écoulée. D’autre part, modifier les règles de la reddition de comptes pour tenir compte des circonstances exceptionnelles comme la COVID-19 ne signifie pas qu’un groupe cesse d’être redevable envers ses membres, ni qu’il cesse de chercher les meilleures manières de leur permettre de jouer leur rôle.

B-La reddition de comptes exigée pour le PSOC – mission globale

Selon les règles actuelles du PSOC (Cadre de reddition de comptes), les OCASSS doivent témoigner de la bonne gestion des fonds publics et de la réalisation de leurs activités en transmettant leur reddition de comptes dans les 3 mois qui suivent la fin de leur année financière, soit pour le 30 juin pour une grande partie des organismes communautaires.

La pandémie ayant débuté alors que s’achevait l’année financière de la grande majorité des OCASSS, le MSSS avait annoncé, le 18 et le 25 mars dernier, qu’il assouplirait les règles et accorderait un délai additionnel pour la remise de la reddition de comptes des subventions des OCASSS. Le 4 mai, le MSSS a d’abord annoncé une extension de délai jusqu’au 30 septembre, pour les OCASSS dont la reddition de comptes était due pour le 31 mars et pour le 30 juin. Cette prolongation ayant été jugée très insuffisante par les groupes et leurs regroupements, une forte mobilisation s’est enclenchée; la Table a ainsi lancé une campagne de lettres entre le 5 et le 11 mai et ces actions ont porté fruit puisqu’elles ont permis d’obtenir, la publication d’une nouvelle consigne remplaçant les précédentes.

Voici le contenu de la note du 11 mai du MSSS :

Programme de soutien aux organismes communautaires –  Reddition de comptes annuelle des organismes

Dans le contexte de la COVID-19, le ministère de la Santé et des Services sociaux (MSSS) a indiqué que des mesures d’assouplissement en regard de la transmission de la reddition de comptes annuelle pour le programme de soutien aux organismes communautaires (PSOC) seraient appliquées.

À cet effet, la reddition de comptes annuelle devra être transmise au centre intégré ou au centre intégré universitaire de santé et services sociaux responsable du PSOC sur le territoire ou au ministère de la Santé et des Services sociaux, pour les organismes communautaires nationaux, selon les modalités suivantes.

Reddition de comptes

− Dépôt au plus tard quatre mois après la levée du décret ayant déclaré l’état d’urgence sanitaire, et ce, en tenant compte des contraintes liées à la période estivale.

Assemblée générale annuelle (AGA)

− L’AGA doit être tenue de manière à respecter le délai du dépôt de la reddition de comptes, à moins que la tenue de rassemblements ne soit contre-indiquée en vertu des directives de la santé publique.

− Le délai pourrait être prolongé suivant la situation qui prévaudra au moment de la levée du décret.

La date de remise de la reddition de comptes pourrait être retardée suivant l’évolution de la situation.

MSSS, 11 mai 2020

La Table est satisfaite de la consigne du 11 mai et remercie tous les groupes et regroupements qui sont intervenus en sa faveur. Le nouveau délai permet aux OCASSS de respirer, ce qui leur permet notamment d’attendre avant de choisir le meilleur moment pour tenir leur AGA, ainsi que la forme la plus adaptée à leurs réalités et à celles de leurs membres.

Dans le contexte actuel, il se peut que certains documents de reddition de comptes soient disponibles avant les autres – par exemple, les états financiers de l’année écoulée. Or, les divers documents transmis au bailleur de fonds se complétant mutuellement, lire les états financiers sans l’éclairage important qu’apportent les autres documents ne donne pas un portrait complet. En conséquence, il serait préférable de ne pas transmettre, en pièces détachées, les documents de la reddition de comptes et d’attendre la suite des choses avant d’envoyer le tout aux personnes responsables du PSOC, à son CISSS-CIUSSS ou au MSSS dans le cas des organismes et des regroupements nationaux. Il serait d’ailleurs surprenant que les fonctionnaires analysent deux fois les documents de reddition de comptes d’un organisme

C-L’assemblée générale annuelle : Le report? La vidéo-conférence?

Rappelons que l’assemblée générale annuelle est un moment important de la vie associative et qu’elle est tout d’abord organisée pour que les membres d’un organisme communautaire exercent leurs droits et responsabilités. Il faut aussi souligner que l’AGA n’est pas le seul moyen ni le seul moment d’échange avec et entre les membres.

Malgré l’allégement des mesures de confinement et de distanciations, il faudra du temps avant de revenir à une certaine normalité et les consignes de santé publique pourraient empêcher de réunir plusieurs personnes dans un même lieu pour encore plusieurs mois. Les organismes devront réorganiser leur fonctionnement et leurs activités et leurs membres et équipe de travail pourraient devoir ré apprivoiser les contacts de proximité.

Le document contenant les règlements généraux de chaque organisme balise le moment de tenir l’assemblée générale annuelle. Il indique le délai à respecter, mais il peut aussi laisser une certaine latitude. Quoiqu’il en soit des règles habituelles, la réalité nous rattrape et le caractère exceptionnel de la situation ne peut qu’être pris en compte, autant par les membres des organismes que par le bailleur de fonds.

Le 26 avril le gouvernement a rendu la tenue des AGA virtuelles valide, même si cela n’était pas prévu dans les règlements généraux. Tenir une AGA virtuelle est donc possible pour les OCASSS qui le désirent, mais ce ne pas une obligation, ni une exigence du bailleur de fonds et cela doit demeurer optionnel.

Des outils permettant la vidéo-conférence par internet sont actuellement fréquemment utilisés pour communiquer et plusieurs organismes évaluent la possibilité d’y recourir pour tenir leur AGA. Cependant, si la vidéo-conférence peut être efficace pour adopter des documents transmis d’avance ou pour formaliser des décisions administratives, elle ne peut produire le même niveau de communication qu’une AGA. La vidéo-conférence n’est d’ailleurs pas possible dans toutes les situations. Les personnes à réunir peuvent ne pas avoir l’intérêt, les connaissances, l’équipement ou la vitesse de connexion internet nécessaire, ce qui aurait pour effet de réduire la participation des membres et peut-être compromettre le quorum. Aussi, il se peut aussi que le nombre de personnes à réunir soit trop grand pour assurer un véritable l’exercice démocratique.

Dans un contexte d’action communautaire autonome, réduire l’AGA à un rôle d’adoption de documents suscite des questionnements sur les conséquences, à moyen et long terme, de la perte de son sens. Ainsi, des questions se posent sur la pertinence de tenir coûte que coûte l’AGA si la seule manière de la tenir ne permet pas de partager des réflexions, d’amener une expression collective ni de percevoir les effets du sentiment d’appartenance si importants pour la vie associative et les processus démocratiques. La prise en compte l’état de santé, physique et mental, des personnes à réunir sont aussi au cœur des réflexions. Des personnes parmi les membres et l’équipe de travail sont en deuil, en confinement forcé, ou préoccupées par leur situation économique et sociale personnelle et celle de leurs proches, ainsi que de leurs communautés. Il faut ainsi se demander qui aura la tête à produire et examiner les états financiers et le rapport d’activités de l’année écoulée, de même que les prévisions budgétaires et le plan d’action d’une année bien difficile à planifier?

L’ampleur des tâches d’organisation d’une AGA sur le CA et l’équipe de travail, par exemple pour la réaction du rapport d’activités, est aussi mise dans la balance et placée dans le contexte qui prévaudra durant l’été et durant l’automne. Puisqu’il est impossible de deviner quand l’État d’urgence sanitaire sera levé, ni à quel rythme votre groupe pourra se remettre en branle, il est plus sage de reporter les AGA à des dates indéterminées, que de fixer des dates qui pourraient ne pas être réalistes. Comme OCASSS, il pourrait même venir un temps où la question de la date imposera une réflexion pour déterminer s’il est préférable de tenir une AGA portant sur deux années, plutôt que deux AGA à quelques mois d’intervalle.

Soulignons que reporter l’AGA ne signifie pas que le conseil d’administration cesse de jouer son rôle, notamment en adoptant les états financiers 2019-2020 et les prévisions budgétaires pour 2020-2021, au bénéfice des membres. Ainsi, le calendrier d’envoi de ces documents vers les membres est distinct du calendrier de la reddition de comptes vers le bailleur de fonds. Quant aux mandats des membres du CA, afin de ne pas laisser un vide, le gros bon sens demande qu’ils soient prolongés jusqu’à l’élection du prochain CA, soit jusqu’à la tenue de l’AGA. Rappelons qu’un poste devenu vacant en cours de mandat peut être comblé de manière temporaire par le CA, en attendant que des élections aient lieu; le CA peut aussi adopter la prolongation des mandats des personnes concernées, jusqu’à la tenue d’élections lors de la prochaine AGA.

Puisqu’il est impossible de savoir quand le contexte permettra de réunir, sans crainte, des membres dans un même lieu pour tenir une AGA, il est difficile de déterminer aujourd’hui une nouvelle date. C’est d’ailleurs la décision qui a été prise par les membres de la Table, soit de reporter l’AGA à une date indéterminée.

Chaque organisme doit évaluer ses options, car les décisions face à la forme et la tenue des instances démocratiques relèvent de ses pratiques internes et de ses réalités. Dans tous les cas, il est important d’expliquer ces décisions à vos membres et leur fournissant les informations nécessaires quant à leurs conséquences.

D-À situation exceptionnelle, mesures exceptionnelles

Il importe de préciser que les démarches face au MSSS n’avaient pas pour but de contester la nécessité de rendre des comptes, mais de la reporter à une période plus propice. Les préoccupations des OCASSS sont déjà tellement grandes qu’ils ne doivent pas perdre de précieuses énergies dans des tâches administratives qui peuvent attendre.

Sachez que la Table continuera d’intervenir pour que les directives soient adaptées à la situation, notamment pour qu’elles tiennent compte du ralentissement découlant de la période estivale, si la levée de l’état d’urgence survient durant cette période. Le MSSS s’est en effet engagé à consulter la Table des regroupements provinciaux d’organismes communautaires et bénévoles et la Coalition des tables régionales d’action communautaires lors de la levée de l’état d’urgence sanitaire. Dans le contexte où la reddition de comptes du PSOC est harmonisée, la Table travaillera toujours à obtenir des ententes globales, afin qu’elles bénéficient à tous les organismes, avec équité.