COVID-19-Fiche 4 :Remise en branle des OCASSS – Réponses aux questions les plus fréquentes

Cette fiche fait partie d’une série et accompagne une lettre des membres du conseil d’administration de la Table des regroupements provinciaux d’organismes communautaires et bénévoles à l’intention des membres des CA des OCASSS. Informations en date du 27 juin 2020. La fiche est aussi disponible  en pdf)

27 juin 2020

  1. Est-ce que tous les organismes communautaires qui le souhaitent peuvent reprendre leurs activités? Où est-ce écrit?
  2. Est-ce la fin de l’état d’urgence sanitaire?
  3. Comment s’y retrouver dans les consignes de la Direction de la Santé publique, les décrets et arrêtés ministériels du gouvernement, les normes du travail et les directives du MSSS?
  4. Combien de personnes mon organisme peut recevoir? Combien peuvent y travailler ou y faire des tâches bénévoles? Combien de membres peuvent se réunir? Combien ça va coûter pour respecter les règles de distanciation?
  5. Où trouver des conseils adaptés au déconfinement des organismes communautaires autonomes du domaine de la santé et des services sociaux?
  6. Quand faudra-t-il remettre les documents de la reddition de comptes demandés par le MSSS pour le PSOC mission globale?
  7. Le gouvernement peut-il imposer une date limite pour tenir une assemblée générale?

1- Est-ce que tous les organismes communautaires qui le souhaitent peuvent reprendre leurs activités? Où est-ce écrit?

Oui tous les organismes communautaires peuvent reprendre leurs activités. L’Arrêté ministériel (AM-2020-044) du 12 juin fait en sorte qu’il n’est plus nécessaire de se retrouver dans la liste des exceptions pour tenir des activités, donc que la suspension des activités en milieu de travail est levée pour tous les organismes communautaires. Le texte qui nous intéresse est en page 4 (sans les longues listes de numéros et de dates des documents – voir les [crochets]) :

« QUE la suspension applicable aux activités effectuées en milieux de travail en vertu [des décrets et de leurs modifications du 24 mars au 6 juin], soit levée à l’égard : (…) 2° de tout organisme communautaire »

Le 14 juin, le MSSS a confirmé la nouvelle par une lettre aux responsables des CISSS-CIUSSS, lesquels ont informé les OCASSS (le 23 juin le SACAIS a transmis le même contenu aux groupes qu’il finance). Extrait : « Il est toutefois important de préciser que la reprise des activités doit tenir compte de la capacité des organismes communautaires à respecter les consignes des autorités de santé publique en ce qui concerne, entre autres, les consignes d’isolement et les mesures de prévention comme la distanciation physique et le nombre maximal de personnes pouvant se rassembler. »

La lettre était accompagnée d’un document « Mesures de prévention pour la reprise ou la poursuite des activités des organismes communautaires », dont certaines consignes  ne sont plus à jour, puisque les rassemblements intérieurs et extérieurs de 50 personnes et moins sont permis depuis le 22 juin. Il contient cependant des consignes encore valides, notamment les suivantes :

  • Sur le « respect des consignes d’isolement» en restreignant l’accès aux locaux des organismes aux personnes qui doivent s’isoler parce qu’atteintes de la COVID19, ayant des symptômes, etc. : « Les personnes (employés, bénévoles, usagers) qui devraient être en isolement en raison de la COVID-19 ne doivent en aucun cas fréquenter les locaux de l’organisme communautaire ni offrir ou recevoir de services au domicile. »
  • Des « Mesures de prévention de base pour le tout le personnel, les bénévoles et les usagers », dont « Maintenir en tout temps et en tout lieu une distance minimale de deux mètres entre les personnes. Lorsque la distanciation physique ne peut être maintenue en tout temps par les employés et les bénévoles, le port du masque de procédure est exigé, sauf en présence de barrières physiques comme un panneau transparent à un poste de travail. » et « Encourager les usagers à porter selon tolérance un masque de procédure (si disponible) ou un couvre visage.»
  • Des « Mesures de prévention ciblées s’appliquant aux activités », dont « Limiter le nombre total de personnes présentes à l’intérieur de l’organisme en fonction de la taille des locaux, afin de maintenir une distance de 2m entre les individus. Pour ce faire, il est recommandé de contrôler les entrées des personnes dans l’organisme. Si une file d’attente survient, il est préférable de la faire à l’extérieur du bâtiment et de maintenir une distance de 2 m entre les personnes (possibilité d’effectuer un marquage au sol).» « Éviter le partage de matériel ou de postes de travail (feuilles de papier, stylos, ustensiles de vaisselle, chaise et ordinateur de travail, etc.) »
  • Des « Mesures proposées pour adapter les locaux », dont « Installation des barrières physiques aux endroits où la distanciation ne peut être respectée (accueil, bureaux, etc.) » et « Désinfecter régulièrement les installations sanitaires, les aires communes et les surfaces avec un contact répété (poignées de porte, sonnettes, etc.) »

Soulignons que depuis le 26 juin, le gouvernement ne fait plus la liste des activités qui peuvent reprendre, mais celles qui doivent rester fermées, soit, à cette date, « les festivals et les grands événements, les camps de vacances réguliers avec séjour et les combats en contexte sportif ».

2- Est-ce la fin de l’état d’urgence sanitaire?

NON. L’État d’urgence sanitaire a été décrété le 13 mars (D-117-2020) et depuis il est prolongé par période de 10 jours, tant que le gouvernement le décidera. La perspective d’une 2e vague de contamination par la COVID-19 à l’automne laisse présager que les prolongations se poursuivront au moins jusque-là.

Il faut savoir que le gouvernement a besoin de l’État d’urgence sanitaire pour prendre rapidement des mesures exceptionnelles, par des décrets et des arrêtés ministériels. Récemment on a davantage vu le gouvernement chercher à le prolonger qu’à y mettre fin, notamment par le projet de loi 61 « Loi visant la relance de l’économie du Québec et l’atténuation des conséquences de l’état d’urgence sanitaire déclaré le 13 mars 2020 en raison de la pandémie de la COVID-19 ». Ce dernier n’ayant pas été adopté, le gouvernement devra continuer de déposer des décrets prolongeant l’État d’urgence sanitaire tous les 10 jours (déjà 15 décrets de prolongation du 13 mars au 23 juin).

3- Comment s’y retrouver dans les consignes de la Direction de la Santé publique, les décrets et arrêtés ministériels du gouvernement, les normes du travail et les directives du MSSS?

A- Les consignes de la Direction de la Santé publique (DSP) contiennent les informations les plus importantes sur les manières d’éviter la propagation de la COVID-19. Puisqu’elles changent en fonction de l’évolution de la pandémie, il faut s’y référer régulièrement, par exemple quant au nombre de personnes qu’il est possible de réunir dans une activité intérieure ou extérieure. Notons que la DSP annonce parfois des consignes qui sont en fait des suggestions, par exemple, lorsqu’il suggère que les personnes réunies dans une résidence proviennent de 3 adresses différentes.

B- La Commission des normes, de l’équité, de la santé et de la sécurité du travail (CNESST) est chargée de faire appliquer la Loi sur la santé et la sécurité du travail (LSST), laquelle prévoit que « L’employeur doit prendre les mesures nécessaires pour protéger la santé et assurer la sécurité et l’intégrité physique du travailleur » et qu’il doit notamment « fournir gratuitement au travailleur tous les moyens et équipements de protection individuels choisis par le comité de santé et de sécurité conformément au paragraphe 4° de l’article 78 ou, le cas échéant, les moyens et équipements de protection individuels ou collectifs déterminés par règlement et s’assurer que le travailleur, à l’occasion de son travail, utilise ces moyens et équipements; » article 51 (Nous soulignons.). S’inspirant des recommandations de l’Institut national de santé publique du Québec (INSPQ), la CNESST diffuse des règles visant à protéger la santé des travailleuses et des travailleurs pour certains secteurs. Le milieu communautaire n’est pas spécifiquement traité sur ce site, mais est souvent référé vers des documents destinés au personnel du réseau de la santé.

C- Les décrets et arrêtés ministériels du gouvernement. Un décret contient une décision prise par le gouvernement en vertu de critères précis, par exemple de conditions contenues dans une autre loi ou un autre décret. Quant à l’arrêté ministériel, il fixe comment appliquer un décret, par exemple en fournissant des détails sur la portée du décret, et par la suite, pour modifier sa portée. C’est donc par le décret du 13 mars (D-117-2020) le gouvernement a décrété l’État d’urgence sanitaire en fonction de critères précis contenus dans la Loi sur la Santé publique. C’est aussi par un décret (D-223-2020) que le gouvernement a ordonné, le 25 mars, la suspension des activités en milieu de travail et par le décret du 26 juin (D-689-2020) qu’il en a levé la plupart des suspensions et revu plusieurs règles. Dans l’intervalle, plusieurs arrêtés ministériels avaient allongé la liste des activités qui pouvaient reprendre; c’est dans ce cadre que l’Arrêté ministériel 12 juin a annoncé que tous les organismes communautaires pouvaient reprendre leurs activités (AM-2020-044).

D- Les directives liées au PSOC : Les documents publiés par le MSSS en lien avec le PSOC ont porté sur 2 sujets : les conséquences de l’arrêt et de la reprise des activités et la reddition de comptes.

4- Combien de personnes mon organisme peut recevoir? Combien peuvent y travailler ou y faire des tâches bénévoles? Combien de membres peuvent se réunir? Combien ça va coûter pour respecter les règles de distanciation?

Ça dépend de vos locaux et des espaces à votre disposition. La distanciation physique de 2 mètres entre les personnes doit être appliquée tant que la Direction de la santé publique l’oblige. Le respect de cette distanciation peut demander pas mal d’efforts pour organiser les espaces et les horaires de travail, ainsi que pour l’organisation des activités et des rencontres.

Il importe alors de se référer aux consignes de distanciation physique les plus récentes. Les activités des groupes entrent dans la catégorie des rassemblements intérieurs et extérieurs dans les lieux publics, lesquels sont permis s’ils réunissent 50 personnes et moins, depuis le 22 juin, en respectant la distance de 2 mètres entre les personnes et les autres consignes sanitaires. Les exceptions à la règle du 2 mètres s’appliquent à peu d’OCASSS : 1,5 mètre de distance lorsque les personnes sont assises et ont peu d’interactions entre elles, par exemple devant un spectacle, et 1 mètre si moins de 16 ans. Dans tous les cas, la distanciation physique ne s’applique pas aux personnes habitant à la même adresse et le port du masque ou du couvre-visage est recommandé lorsque la distanciation ne peut être respectée. Les consignes sanitaires doivent évidemment être respectées en tout temps.

La CNESST diffuse des règles visant à protéger la santé des travailleuses et des travailleurs pour certains secteurs, mais le milieu communautaire n’y est pas spécifiquement traité. Il faut donc se référer aux règles générales et à certains documents qui s’appliquent au réseau de la santé.

De manière générale, la CNESST recommande aux personnes au travail de porter le masque de procédure (celui en papier porté dans milieu médical – ce n’est pas le N95) « dans la plupart des situations de travail où la distanciation physique ne peut être respectée (avec quiconque). » Elle déconseille le couvre-visage : « Pour le moment, son utilisation n’est pas recommandée en milieu de travail, car en l’absence de balises quant à son l’efficacité, il ne peut protéger le travailleur. Toutefois, la Santé publique recommande le port du couvre-visage pour les citoyens dans les lieux publics lorsque la distanciation physique n’est pas possible. Il doit être considéré comme une mesure complémentaire aux efforts de distanciation sociale et des mesures d’hygiène. »

Actuellement, beaucoup de groupes n’ont pas accès aux masques de procédures, ou doivent payer le gros pris pour les obtenir. Les conséquences de déconseiller le couvre-visage sont aussi à prendre en compte, notamment parce qu’ils peuvent être plus accessibles ou déjà achetés. La Table intervient actuellement autant pour assurer la protection des équipes de travail, des bénévoles et de la population, qu’afin que les règles à suivre soient à la portée des groupes. Quoi qu’il en soit, les CIUSSS-CISSS ont la responsabilité de fournir les équipements de protection individuels aux OCASSS, ce que tous ne font pas actuellement.

L’estimé suivant présente les coûts moyens qu’un OCASSS peut devoir assumer pour tenir des activités en respectant les mesures de distanciation physique. Il illustre des coûts qui sont communs à l’ensemble des OCASSS, mais il ne tient pas compte des coûts liés aux ressources humaines additionnelles, au dépannage offert aux personnes qui fréquentent l’OCASSS, etc. L’estimé ne s’applique évidemment pas à une ressource d’hébergement.

Estimé des coûts moyens qu’un OCASSS peut devoir assumer pour tenir des activités en respectant les des mesures de distanciation physique

Coût mensuel Coût unique
  • Aménagement des espaces d’accueil et de travail et du matériel de bureau (panneaux de plexiglass, matériel de distanciation, etc.)
      4 100 $
  • Équipement informatique et de télécommunication pour le télétravail et les rencontres virtuelles avec les membres
     4 300 $
  • Location d’espace supplémentaire pour des réunions ou comme lieu de travail, abonnements cellulaire, internet et zoom, etc.)
       900 $
  • Équipement de protection et produit sanitaire (masque, couvre-visage, gants, nettoyant, désinfectant, essuie-main, etc.)
     1 300 $
Sous-totaux :    2 200 $    8 400 $

 

5- Ou trouver des conseils adaptés au déconfinement des organismes communautaires autonomes du domaine de la santé et des services sociaux?

Consultez votre regroupement provincial pour obtenir des conseils adaptés à votre mission. Des regroupements membres de la Table ont produit des « Guides de déconfinement » pour soutenir leurs membres dans la reprise d’activités et aux adaptations nécessaires. Bien que les conseils qui s’y trouvent soient adaptés à leurs membres, ces guides peuvent être utiles à de nombreux autres OCASSS; ces guides sont disponibles sur le site Web de la Table.

6-Quand faudra-t-il remettre les documents de la reddition de comptes demandés par le MSSS pour le PSOC mission globale?

Ça dépendra de la date de la levée de l’État d’urgence sanitaire. Il est impossible de fixer une date pour la remise des documents de reddition de comptes, puisque l’État d’urgence sanitaire est toujours en cours. Tant qu’une 2e vague est annoncée, l’État d’urgence sanitaire a peu de chance d’être levé durant la période estivale, mais si cela survenait, le délai de 4 mois serait allongé pour en tenir compte.

Rappel du document transmis par le MSSS le 11 mai :

« Reddition de comptes 

− Dépôt au plus tard quatre mois après la levée du décret ayant déclaré l’état d’urgence sanitaire, et ce, en tenant compte des contraintes liées à la période estivale.

Assemblée générale annuelle (AGA)

− L’AGA doit être tenue de manière à respecter le délai du dépôt de la reddition de comptes, à moins que la tenue de rassemblements ne soit contre-indiquée en vertu des directives de la santé publique.

− Le délai pourrait être prolongé suivant la situation qui prévaudra au moment de la levée du décret.

La date de remise de la reddition de comptes pourrait être retardée suivant l’évolution de la situation. »

7- Le gouvernement peut-il imposer une date limite pour tenir une assemblée générale?

Non. Le 29 mai, le Ministère de Finances a publié l’information suivante dans un communiqué de presse disant :

  • Que les conseils d’administration des organismes sans but lucratif «disposent des pouvoirs nécessaires pour établir par règlement la date et les moyens de la tenue de leur assemblée annuelle ».
  • Que la Loi permet de tenir l’AGA plus de 4 mois après la fin de l’année financière.
  • Que le CA d’un organisme qui tiendrait son AGA plus de 4 mois après la fin de l’année financière, serait considéré comme s’étant acquitté « valablement de ses obligations » en présentant aux membres, en plus du bilan financier de la dernière année complétée, un bilan intérimaire se terminant moins de 4 mois avant la date de l’assemblée.
  • La forme des rapports financiers (bilans) : La loi sur les CIE ne fixe pas la forme que doit prendre un rapport financier annuel, et encore moins un rapport intérimaire. Les exigences proviennent uniquement des bailleurs de fonds et elles ne portent que sur la forme du rapport financier annuel (mission d’audit (vérifié), mission d’examen ou mission de compilation (rapport « maison »)).
  • Un « bilan intérimaire » n’est rien d’autre qu’un portrait des revenus et des dépenses pour une période donnée, un État des résultats fait à l’interne par exemple. Le concept de « bilan intérimaire » n’existant pas dans les règles du PSOC, le MSSS-CISSS-CIUSSS ne peuvent rien exiger quant à sa forme ou sa provenance.
  • La logique derrière cette règle vise à ce que les membres aient des informations financières à jour, si plusieurs mois se sont écoulés depuis la fin de l’année financière. C’est d’ailleurs ce que les CA des groupes font en suivant l’état des finances plusieurs fois par année. Le ministère des Finances ne fait ici qu’appliquer aux AGA une pratique courante au sein des CA.

Illustration :

  • Un groupe, dont l’année financière est du 1er avril au 31 mars, tient sont AGA le 1er décembre 2020 (soit 8 mois après la fin de son année financière). Le CA devrait présenter aux membres :
  • le rapport financier habituel pour 2019-2020 (selon les formes prescrites au PSOC)
  • un rapport produit à l’interne couvrant la période du 1er avril au 31 juillet ou pour une période plus longue, soit en se rapprochant de la date de l’AGA. C’est pour que les membres aient un portrait à jour que le Ministère des Finances spécifie qu’il ne doit pas s’écouler plus de 4 mois entre la date de l’assemblée et la fin de la période couverte par le rapport intérimaire.